Auditoria em Condomínios
Atualmente muitos condomínios residenciais já submetem as suas prestações de contas à auditores independentes, da mesma forma que o acionistas quer ter a certeza de que os números dos balanços não possuem erros relevantes, que possam afetar a continuidade das operações e o lucro distribuído, os condôminos também querem ter essas certeza, de que os valores das contas condominiais foram arrecadados e consumidos da forma correta.
Atualmente já existem diversas empresas de auditoria dirigidas para esse foco de mercado, essas empresas executam trabalhos justamente com o objetivo de certificar aos condôminos se existem erros que possam de alguma forma comprometer a situação financeira e patrimonial do Condomínio.
Inclusive muitos condôminos já contem em sua convenção a necessidade de que as prestações de contas sejam auditadas.
De acordo com Sergio Luiz (sócio da Simionato Auditores da unidade de São Paulo) são diversos os problemas enfrentados pelos condomínios, e que ao contrário do que muitos pensam, a maioria das situações encontradas, não estão relacionadas a fraudes na gestão.
A seguir estão apresentadas algumas questões importantes que foram respondidas por Sergio Luiz (sócio da Simionato Auditores da unidade de São Paulo):
1. Qual o papel da auditoria no segmento condominial? Resposta: A auditoria tem como principal objetivo, acompanhar, avaliar se os processos operacionais dos condomínios estão de acordo com políticas estabelecidas pela administração, visando o correto registro das transações e segurança das informações processadas e que as prestações de contas e as demonstrações contábeis, quando elaboradas, não contém distorções relevantes.
2. O auditor verifica todas as informações processadas pelo condomínio? Resposta: Não é comum que o auditor verifique todas as operações realizadas pelo condomínio, ao determinar a extensão de um teste de auditoria ou método de seleção de itens a testar, o auditor pode empregar técnicas de amostragem, procedimento este que é o mais comum e está definido nas Normas Brasileiras de Contabilidade.
3. Quais os problemas mais comuns enfrentados pelos condomínios com relação as prestações de contas? Resposta: Entendo que com relação a prestação de contas os problemas mais comuns são a qualidade das informações que são apresentadas ao condôminos.
A maioria dos condomínios apresentam somente o demonstrativo de entradas (recebimentos) representadas pelas cotas de condomínio e saídas (pagamentos) ocorridos no mês, sem apresentar a posição patrimonial em uma determinada data base.
Outro ponto que vale destacar é o processo de seleção dos prestadores de serviço, com relação aos valores dos serviços e a capacidade do fornecedor honrar com o que foi proposto. Em minha opinião devem ser sempre efetuadas no mínimo 3 cotações de preços e pesquisar sobre o histórico do fornecedor.
Cabe salientar que nem sempre a proposta que apresenta o valor mais baixo, é a que deve ser contratada, mas quando isso ocorrer a administração deve justificar a escolha. Já identifiquei casos em que a proposta vencedora apresentava um escopo reduzido com relação as outras propostas e naturalmente o valor era o menor.
Outro cuidado são com os prestadores de serviço com sessão de mão de obra, que normalmente são pertinentes a segurança, manutenção e administração aonde os reajustes estão atrelados ao dissídio da categoria. Em alguns processos de auditoria verificamos que os percentuais utilizados para reajustar as parcelas mensais não estavam condizentes com os pactuados nos contratos firmados entre as partes.
Para os condomínios ditos de grande porte, que podem gerar volumes de arrecadações similares ao de pequenas cidades, somente a elaboração da prestação pode não se mostrar suficiente para informar aos condôminos acerca da situação financeira e patrimonial do condomínio, nestes casos é importante a administração avaliar a necessidade de elaborar as demonstrações contábeis.
Nesse sentido tenho tido a percepção que muitos dos condomínios de grande porte já adotam as demonstrações contábeis como instrumento de gestão e de geração de informação para os condôminos.
O meu alerta fica no tocante que os auditores devem ter o cuidado de fazer a distinção entre as demonstrações contábeis e a prestação de contas, pois as demonstrações podem conter ressalvas que não necessariamente impactam nas prestações de contas.
Quando isso acontece, deve ser muito bem explicado nas assembleias de prestação de contas pois para o leigo pode ser conflitante o auditor mencionar no relatório sobre as demonstrações contábeis fatos que modificam a sua opinião, mas que a prestação de contas não está afetada por esses fatos.
