6 dicas para otimizar reuniões remotas ou presenciais durante a pandemia

A atmosfera de hoje –influenciada por medos e precauções em torno do coronavírus— está levando ao distanciamento social, auto-imposto ou não. Um número crescente de pessoas tem sido forçado a trabalhar em casa ou fora do escritório por causa da auto-quarentena, empresas que pedem para que os funcionários façam home office ou crianças que não estão na escola e, portanto, precisam de cuidados. Dada essa nova maneira de trabalhar, as reuniões também estão mudando. Os encontros têm aumentado o foco sobre o impacto do Covid-19 nos negócios, e um número maior deles têm acontecido virtualmente.

É nesse ponto em que se revira os olhos e se concorda que a média dos dias de trabalho inclui muitas reuniões. Logo, como se pode ser seletivo em relação aos encontros dos quais participa, o mais produtivo possível nos que exigem seu envolvimento e permanecer engajado se estiver interagindo remotamente?

VEJA MAIS: Como tornar sua reunião mais eficaz

Primeiro, saiba que as reuniões são realmente um problema. A Doodle (ferramenta de calendário online da Suíça para gerenciamento de tempo e coordenação de reuniões) conduziu uma pesquisa com 500 funcionários dos EUA, incluindo 100 vice-presidentes e 400 não executivos que revelou:

• Passa-se muito tempo em reuniões: 32% dos executivos e 21% dos funcionários passam 20 horas ou mais nestes encontros por semana.
• Os indivíduos são distraídos: 25% dos funcionários viram colegas assistir a vídeos, tirar selfies ou adormecer em reuniões.
• Os trabalhadores têm o perfil multitarefa: 58% dos funcionários viram colegas de equipe enviar uma mensagem de texto, sair da reunião para atender outra chamada ou trabalhar em outras atividades durante uma reunião.

Talvez não seja uma surpresa que os profissionais estejam distraídos ou realizando várias tarefas ao mesmo tempo, pois muitas reuniões são desnecessárias ou improdutivas. A pesquisa também mostrou que 59% dos executivos relataram que se dirigiam a encontros nos quais não precisavam comparecer e 60% dos funcionários disseram que participaram de discussões nas quais tinham nenhum papel. “As conclusões do nosso estudo deixaram claro que as empresas de hoje estão lutando para lidar com o impacto negativo de reuniões ineficazes”, diz Renato Profico, CEO da Doodle.

Essa reação comum de tédio quando se trata desses encontros parece justificada. Logo, como garantir que as reuniões sejam importantes e eficazes?

Veja, na galeria de imagens a seguir, seis dicas:

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Fonte: Forbes