*Por Isis Abbud, Cofundadora e COO da Arquivei.<\/p>\n
A rotina dos profissionais que trabalham na \u00e1rea financeira das empresas \u00e9 sempre muito intensa, especialmente nas grandes corpora\u00e7\u00f5es. O volume de transa\u00e7\u00f5es feitas diariamente gera um enorme banco de dados que, se n\u00e3o estruturado adequadamente e de forma inteligente, pode impactar futuramente na decis\u00e3o de l\u00edderes e nos resultados de qualquer neg\u00f3cio.<\/p>\n
A informa\u00e7\u00e3o fiscal passa por um fluxo que se inicia j\u00e1 na recep\u00e7\u00e3o da nota fiscal, na sua valida\u00e7\u00e3o, lan\u00e7amento do documento e classifica\u00e7\u00e3o em um sistema at\u00e9 a apura\u00e7\u00e3o dos relativos impostos e pagamentos de tributos devidos, sem contar os esfor\u00e7os para buscar poss\u00edveis pend\u00eancias fiscais, e muito mais.<\/p>\n
Transformando dados em intelig\u00eancia para \u00e1rea financeira<\/p>\n
Ap\u00f3s organizar todos esses dados, muitos gestores desconhecem o potencial de transform\u00e1-los em intelig\u00eancia para a \u00e1rea financeira da empresa. Contar com dados \u00e0 m\u00e3o, certamente pode fazer toda a diferen\u00e7a aos gestores na hora de tomar uma decis\u00e3o emergencial ao neg\u00f3cio. <\/p>\n
Para isso, a dica \u00e9 gerar relat\u00f3rios fiscais automatizados capazes de apoiar essa estrutura\u00e7\u00e3o e, assim, acelerar a produtividade da organiza\u00e7\u00e3o como um todo. A seguir, acompanhe algumas dicas para a constru\u00e7\u00e3o desses relat\u00f3rios.<\/p>\n
1. Automatize relat\u00f3rios de atividades fiscais internas – Os profissionais da \u00e1rea fiscal certamente desempenham atividades espec\u00edficas, por\u00e9m devem estar alinhadas com as metas globais da companhia. Adotar uma ferramenta para acompanhar o desempenho dessas atividades, de forma autom\u00e1tica e estrutura, ajudar\u00e1 muito a equipe a produzir mais e a obter mais visibilidade sobre os resultados da \u00e1rea. Al\u00e9m disso, ser\u00e1 poss\u00edvel minimizar erros, retrabalhos e desinforma\u00e7\u00e3o. Ap\u00f3s mapear as tarefas de cada pessoa da \u00e1rea, h\u00e1 ferramentas que oferecem vers\u00f5es gratuitas e podem ser utilizadas para estruturar esse fluxo de atividades em um relat\u00f3rio automatizado, a ser retroalimentado pelos pr\u00f3prios profissionais. <\/p>\n
2. Automatize relat\u00f3rios de entregas de impostos – O Brasil \u00e9 um dos pa\u00edses mais complexos, quando o assunto \u00e9 tributa\u00e7\u00e3o de impostos sobre bens, produtos e servi\u00e7os. Por isso, sua apura\u00e7\u00e3o n\u00e3o \u00e9 uma tarefa simples e f\u00e1cil. A tecnologia nunca trouxe tantos benef\u00edcios na hora de elaborar relat\u00f3rios fiscais, a partir de informa\u00e7\u00f5es sobre entregas de impostos. H\u00e1 sistemas que emitem alertas sobre datas de pagamentos e que, com isso, minimizam falhas ou mesmo previnem a empresa contra o pagamento de multas elevadas, devido a n\u00e3o liquida\u00e7\u00e3o dos impostos devidos. Pode-se ainda utilizar o “Google Alerts”, para receber avisos via e-mail sobre eventuais mudan\u00e7as na legisla\u00e7\u00e3o ou alertas sobre datas de recolhimentos de impostos.<\/p>\n
3. Automatize a gest\u00e3o de tempo das atividades fiscais – Para evitar retrabalhos e direcionar esfor\u00e7os \u00e0s tarefas fiscais que s\u00e3o, de fato, prioridades, bem como obter mais visibilidade da produtividade da equipe, a dica \u00e9 criar relat\u00f3rios automatizados das atividades fiscais e horas dedicadas a cada uma delas. Assim como temos aplicativos no celular que monitoram os nossos acessos e tempos gastos navegando em redes sociais, em sites, envio de e-mails, tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel saber o tempo gasto em tarefas como: consulta de notas fiscais, lan\u00e7amentos e classifica\u00e7\u00e3o de documentos, apura\u00e7\u00e3o de impostos, entre outras. H\u00e1 solu\u00e7\u00f5es que capacitam as empresas na otimiza\u00e7\u00e3o do tempo gasto com processos e automa\u00e7\u00e3o de tarefas fiscais. Neste caso, os gestores poder\u00e3o rever atividades, a princ\u00edpio desnecess\u00e1rias e que consomem muito tempo para, ent\u00e3o, redirecionar esfor\u00e7os \u00e0s atividades que realmente v\u00e3o agregar valor e elevar a produtividade do neg\u00f3cio. <\/p>\n
4. Automatize relat\u00f3rios de notas fiscais – Aqui, a tecnologia pode ajudar as empresas, especialmente as maiores, a estruturar um relat\u00f3rio automatizado baseado no fluxo de informa\u00e7\u00f5es provenientes da emiss\u00e3o de notas fiscais, seja de produtos recebidos ou vendidos, servi\u00e7os, etc. Dentre alguns dados que podem ser organizados via esse relat\u00f3rio automatizado est\u00e3o os de frete, peso, c\u00f3digo de barras, tributos liquidados, pagamentos a fornecedores, giro de estoque, entre outros. Existem ferramentas para estrutura\u00e7\u00e3o granular, gest\u00e3o e o compartilhamento desses dados fiscais dentro da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Portanto, contar com relat\u00f3rios fiscais automatizados, torna poss\u00edvel o mapeamento e otimiza\u00e7\u00e3o de custos e tarefas, al\u00e9m da obten\u00e7\u00e3o de insights que v\u00e3o apoiar tomadas de decis\u00e3o dos gestores. Tudo, a partir de um simples clique. Assim, estrat\u00e9gias mais eficientes podem surgir com a miss\u00e3o de elevar a competitividade das companhias e disponibilizar novos recursos de investimentos para expandir os neg\u00f3cios.<\/p>\n