Auditoria em Condomínios

3. Quais são as informações que normalmente não são apresentadas nas prestações de contas? Geralmente os condôminos não são informados quanto a real posição dos bens, direitos e obrigações do condomínio, com relação aos saldos passivos decorrentes com fornecedores e prestadores de serviço, impostos, bens adquiridos, equipamentos, móveis, ferramentas, materiais de estoque, e as provisões em que decorrem de processos trabalhistas ou cíveis entre outras, que podem gerar surpresas e desconfortos quando ocorrer o pagamento.

4. E o que tem sido feito pelos condomínios para solucionar esses problemas? Resposta: Diversos condôminos tem entregue a tarefa de administrar à empresas especializadas, com o objetivo de proporcionar mais transparência e qualidade nas informações prestadas ao condomínios.

O ideal é que a prestação de contas do condomínio fosse entregue à profissional contabilista que ficasse incumbido de registrar, organizar, demonstrar e analisar todos os fatos ocorridos que possam ser expressados em valores monetários.

Cabe salientar que o contador não substitui o trabalho das administradoras que tem por função a de administrar o condomínio.

Entretanto a atual legislação não torna obrigatória, para a legitimidade das prestações de conta de um condomínio, que essas sejam efetuadas por um contador habilitado e submeta os relatórios financeiros e contábeis a uma auditoria especializada no assunto.

5. Enfim quais são as vantagens de um condomínio submeter as suas contas à uma empresa de auditoria? De forma bem objetiva a principal vantagem é a prevenção de erros que de alguma forma possam comprometer a estrutura financeira e patrimonial do Condomínio, em seguida o trabalho de auditoria quando bem feito, também pode constatar se as políticas internas estão sendo seguidas de acordo com a convenção e o regimento interno (se houver).

Está segurança advém pelo fato do auditor efetuar um levantamento minucioso dos controles internos e dos procedimentos administrativos e financeiros do condomínio.

Ao efetuar este levantamento o auditor poderá emitir uma carta de controles internos que o identifica eventuais falhas nos sistemas operativos e sugere recomendações para que o condomínio possa melhorar os seus controles internos, procedimentos contábeis e fiscais.

6. A auditoria verifica se o condomínio está operando de acordo com a legislação do setor? Como isso é feito? Resposta: Sim, dentro do escopo dos trabalhos de auditoria, são analisadas se as atividades realizadas pelo condomínio estão em conformidade com a legislação aplicável ao setor, pertinente aos aspectos administrativos, tributários e contábeis (se for o caso).

Sob o aspecto administrativo a auditoria verifica se as disposições da lei Lei Nº 10.406, de 10 de Janeiro de 2002 estão sendo observadas pela administração no tocante a convocação da assembleia dos condôminos, se está sendo elaborada a previsão orçamentária com a descrição de receitas e despesas do condomínio, se as obrigações devidas pelos condôminos estão sendo recolhidas, etc.

No aspecto tributário, por exemplo os condomínios são não possuem renda objeto de efeitos fiscais, sendo dispensada da entrega de Declaração de Imposto de Renda, entretanto os pagamentos efetuados a outras pessoas jurídicas de direito privado, pela prestação de serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, pela prestação de serviços administração de contas a pagar e a receber, bem como pela remuneração de serviços profissionais, estão sujeitos à retenção na fonte da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e da Contribuição para o PIS/Pasep. Nestes casos a auditoria verifica se estas retenções foram efetuadas de acordo com a legislação vigente.

7. Ao submeter a prestação de contas para auditores o síndico ficará isento de suas responsabilidades? Resposta: As responsabilidades do síndico depende da forma de gestão adotada pelo condomínio e não pelo fato do Condomínio ter sido auditado. Existem três formas de gestão que podem ser praticadas; autogestão, cogestão e terceirização. Somente na terceirização há a transferência da responsabilidade, neste processo, ocorre a eleição da própria administradora do condomínio como síndico, assumindo então a total responsabilidade, administrando e representando legalmente o condomínio. 8. Quais são os relatórios que o condomínio deve apresentar? Resposta: A legislação vigente não específica que tipos de relatórios devem ser elaborados pelos condomínios as previsões legais, fazem menção somente a elaboração de orçamento de receitas e despesas e das prestação de contas efetivas.

Mas podemos elencar alguns relatórios que podem ser adotados pelos síndicos e administradoras na gestão do condomínio, tais como; relatório Geral de despesas, receitas e aplicações, relatório de arrecadações, e de inadimplência, relatório de despesas bancárias, relatório de contas a pagar, relatório dos bens do ativo permanente, etc. Termo de Verificação de Contas, Fichas para esclarecimentos e balancetes e demonstrativo de superávit / déficit do período.